企業(yè)如何做好質(zhì)量體系認(rèn)證工作？

企業(yè)要取得質(zhì)量體系認(rèn)證，主要應(yīng)作好兩方面的工作：一是建立健全質(zhì)量保證體系，二是作好與體系認(rèn)證直接有關(guān)的各項工作。關(guān)于建立質(zhì)量保證體系，仍應(yīng)從質(zhì)量職能分配入手，編寫質(zhì)量保證手冊和程序文件，貫徹手冊和程序文件，做到質(zhì)量記錄齊全，其程序和作法與建立質(zhì)量管理體系相同。下邊是熠生企業(yè)認(rèn)證咨詢公司總結(jié)的如何作好與體系認(rèn)證直接有關(guān)的各項工作。

1.全面策劃，編制體系認(rèn)證工作計劃

為了使體系認(rèn)證工作能作到有計劃、協(xié)調(diào)地進行，企業(yè)質(zhì)量部門在調(diào)查和收集有關(guān)體系認(rèn)證信息的基礎(chǔ)上，對體系認(rèn)證工作進行全面策劃，編制“企業(yè)質(zhì)量體系認(rèn)證工作計劃”作出總體安排?！坝媱潯睉?yīng)包括體系認(rèn)證應(yīng)作好的工作(項目)、主要工作內(nèi)容和要求、完成時間、責(zé)任部門、部門負(fù)責(zé)人和企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)?！坝媱潯本幒煤?，應(yīng)經(jīng)企業(yè)主管認(rèn)證工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由質(zhì)量部門印發(fā)。

2.掌握信息，選擇認(rèn)證機構(gòu)

①掌握信息

企業(yè)在申請認(rèn)證之前，首先應(yīng)掌握兩方面的信息。

一是企業(yè)質(zhì)量管理水平的信息。應(yīng)組織人員按選定的質(zhì)量保證模式對企業(yè)現(xiàn)有的質(zhì)量體系進行全面審核，通過審核報告來掌握企業(yè)質(zhì)量管理水平的信息，判定是否基本具備申請體系認(rèn)證的條件。

二是社會第三方認(rèn)證機構(gòu)的信息，通過派出人員進行調(diào)查，收集認(rèn)證機構(gòu)的資料，掌握認(rèn)證機構(gòu)的有關(guān)信息，其中主要是認(rèn)證機構(gòu)的合法性、公正性和權(quán)威性，審核人員的資歷和水平以及收費標(biāo)準(zhǔn)等，以便為選擇認(rèn)證機構(gòu)決策提供依據(jù)。

②選定認(rèn)證機構(gòu)

根據(jù)掌握認(rèn)證機構(gòu)的信息來選擇認(rèn)證機構(gòu)，應(yīng)選擇那些收費合理、具有合法性、公正性和權(quán)威性的認(rèn)證機構(gòu)。選定的認(rèn)證機構(gòu)并不是越多越好，關(guān)鍵是它們的合法性和權(quán)威性。由于我國已與世界上10個主要國家簽署互認(rèn)協(xié)議，一張證書可以通行互認(rèn)的國家，因而一般只需選定一家。

企業(yè)質(zhì)量管理部門應(yīng)寫出正式的書面報告報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者批準(zhǔn)。報告應(yīng)包括選用的質(zhì)量保證模式標(biāo)準(zhǔn)、選定的認(rèn)證機構(gòu)、認(rèn)證的時間安排以及所需的費用等。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即作為申請體系認(rèn)證的依據(jù)。

3.與選定認(rèn)證機構(gòu)洽談，簽訂認(rèn)證合同或協(xié)議

①與選定的認(rèn)證機構(gòu)洽談

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策(批準(zhǔn)的報告)，質(zhì)管部門與選定的認(rèn)證機構(gòu)進行初次洽談，提出申請體系認(rèn)證的意向，了解申請體系認(rèn)證的程序，商討認(rèn)證總體時間安排，以及認(rèn)證費用等。不管是初次洽談，還是以后的談判，企業(yè)應(yīng)明確“認(rèn)證是市場行為，申請認(rèn)證的企業(yè)是認(rèn)證機構(gòu)的用戶”這一觀念。

初次洽談后，申請認(rèn)證企業(yè)應(yīng)向認(rèn)證機構(gòu)索取申請認(rèn)證用的申請表和協(xié)議書或合同書。

②正式提出申請，簽訂合同或協(xié)議

企業(yè)在作出質(zhì)量體系認(rèn)證工作總體安排和提出整改工作要求后，就可向認(rèn)證機構(gòu)提出質(zhì)量體系認(rèn)證的正式申請，遞交申請表。當(dāng)認(rèn)證機構(gòu)接受申請委托后，企業(yè)即可與認(rèn)證機構(gòu)簽訂合同或協(xié)議。

有的認(rèn)證機構(gòu)要求在提出正式申請交申請表的同時，應(yīng)提交企業(yè)的質(zhì)量保證手冊或其它有關(guān)文件，例如認(rèn)證體系復(fù)蓋產(chǎn)品的介紹、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等。此時，正式申請則應(yīng)在質(zhì)量手冊編好后再提出，在送申請表的同時送交質(zhì)量保證手冊，然后簽訂合同或協(xié)議。

4.送審質(zhì)量保證手冊

企業(yè)申請質(zhì)量體系認(rèn)證，必須要經(jīng)過認(rèn)證機構(gòu)的兩次審核，一次是對企業(yè)的質(zhì)量保證手冊的審查，審查手冊內(nèi)容是否達到所選用質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否能滿足企業(yè)保證產(chǎn)品質(zhì)量的需要，這是對企業(yè)質(zhì)量保證體系適宜性的審查;第二次審查是對企業(yè)現(xiàn)場進行檢查，檢查實際質(zhì)量活動是否有程序文件，是否符合質(zhì)量保證手冊和程序文件的規(guī)定，現(xiàn)場檢查是對企業(yè)質(zhì)保體系實施性的檢查。

由于質(zhì)量保證手冊審查是體系認(rèn)證審核的一關(guān)，因而申請體系認(rèn)證的企業(yè)，對手冊的編寫應(yīng)引起足夠的重視，使編寫的質(zhì)保手冊能符合要求，爭取審查一次通過。送審的質(zhì)保手冊應(yīng)是經(jīng)企業(yè)管理者批準(zhǔn)的受控版本。

認(rèn)證機構(gòu)對質(zhì)保手冊審查后會正式提出書面的審核意見，企業(yè)對所提意見應(yīng)進行研究分析，對不符合所選用質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容要求的意見，必須依據(jù)所提意見對質(zhì)保手冊進行修訂;對屬于建議性的意見(認(rèn)證機構(gòu)一般不提這類意見)，企業(yè)則應(yīng)根據(jù)本企業(yè)實際情況決定是否對手冊進行修訂。根據(jù)審查意見修訂質(zhì)保手冊時，應(yīng)按規(guī)定程序辦理修訂手續(xù)。除應(yīng)向認(rèn)證機構(gòu)提供修訂后質(zhì)保手冊換回原提供的手冊外，對企業(yè)內(nèi)所發(fā)手冊的受控版本，都應(yīng)進行修訂。修訂后的質(zhì)保手冊即是認(rèn)證機構(gòu)對現(xiàn)場檢查的依據(jù)。

5.作好現(xiàn)場檢查迎檢的準(zhǔn)備工作

①資料準(zhǔn)備

作好現(xiàn)場檢查迎檢的準(zhǔn)備，不但關(guān)系到認(rèn)證能否一次通過，同時也關(guān)系到現(xiàn)場檢查能否順利進行。為此，企業(yè)質(zhì)量管理部門應(yīng)編制印發(fā)“迎接認(rèn)證現(xiàn)場檢查準(zhǔn)備資料清單”提出各部門應(yīng)準(zhǔn)備資料的目錄，經(jīng)審查后交各部門進行準(zhǔn)備。質(zhì)管部門對各部門準(zhǔn)備好的資料應(yīng)進行抽查，以保證準(zhǔn)備好的資料能符合要求。對各部門準(zhǔn)備資料應(yīng)提出以下要求：

• 為作到有備無患，準(zhǔn)備的資料應(yīng)寬一些;
  

• 資料準(zhǔn)備應(yīng)按每項體系要素準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好的資料應(yīng)按不同的體系要素分別存放;
  

• 每個要素的資料應(yīng)分為提供和備用，凡與認(rèn)證所選質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)或質(zhì)保手冊直接有關(guān)的，均為提供的資料，凡間接有關(guān)的為備用資料;
  

• 準(zhǔn)備的資料應(yīng)編號、列表編目錄，以便于檢索。
  

②人員準(zhǔn)備

迎接現(xiàn)場檢查的人員準(zhǔn)備，應(yīng)分公司(總廠)和車間(分廠)兩級進行。

公司(總廠)應(yīng)負(fù)責(zé)選定陪同人員和發(fā)言人，人員一經(jīng)選定即不再變動，檢查時必須在場，企業(yè)其他工作應(yīng)為檢查工作讓路。對選定人員，企業(yè)質(zhì)量管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)，使人員應(yīng)掌握接受檢查的必備條件和應(yīng)掌握的信息，以及注意事項。為了搞好人員培訓(xùn)，質(zhì)管部門應(yīng)編寫“培訓(xùn)提綱”。

各車間(分廠)應(yīng)對本車間(分廠)、班組迎檢人員和參加迎檢的工人進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可參照公司(總廠)的培訓(xùn)提綱和學(xué)習(xí)手冊。

為了搞好企業(yè)所有迎檢人員的學(xué)習(xí)，企業(yè)質(zhì)管部門應(yīng)編寫《質(zhì)量體系認(rèn)證學(xué)習(xí)手冊》,提供各部門學(xué)習(xí)使用。

由于認(rèn)證機構(gòu)現(xiàn)場檢查時，對如何實施企業(yè)的質(zhì)量方針和貫徹體系文件等會提出很多問題，如問不同崗位人員如何實施質(zhì)量方針的，因而企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和全體迎檢人員應(yīng)對回答如何貫徹實施質(zhì)量方針作好充分準(zhǔn)備。

③成立迎檢組織機構(gòu)

為了使企業(yè)迎檢工作能作到有條不紊地進行，企業(yè)應(yīng)成立迎接現(xiàn)場檢查的組織機構(gòu)，一般設(shè)立迎檢辦公室或迎檢領(lǐng)導(dǎo)組，下設(shè)接待組和業(yè)務(wù)組。

接待組主要負(fù)責(zé)認(rèn)證機構(gòu)審核人員的生活食宿、交通車輛和審核人員車票或機票等工作。業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)組織各部門的培同人員和發(fā)言人參加認(rèn)證機構(gòu)召開的各種會議，接受檢查，掌握檢查中發(fā)生的不合格信息，及時向企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報和采取措施等。

④編制迎檢計劃

認(rèn)證機構(gòu)到申請體系認(rèn)證企業(yè)進行現(xiàn)場檢查的一周到十天前，應(yīng)正式提出現(xiàn)場檢查計劃。該計劃應(yīng)明確提出去企業(yè)檢查的審核人員，以及他們的簡歷、審核人員分組和各組活動的日程安排，安排要具體到小時。

認(rèn)證企業(yè)在接到認(rèn)證機構(gòu)提交的現(xiàn)場檢查計劃后，質(zhì)管部門應(yīng)針對計劃的安排編制企業(yè)的迎檢計劃。迎接計劃應(yīng)包括日期、時間、審核的要素和部門、發(fā)言人、參加人員、需準(zhǔn)備的資料、檢查活動的地點等。迎檢計劃編好后，應(yīng)印發(fā)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、迎檢辦公室(含接待組和業(yè)務(wù)組)以及各部門。各部門應(yīng)根據(jù)“迎檢計劃”的安排作好迎檢的準(zhǔn)備工作。

6.接受現(xiàn)場檢查，及時反饋信息

①組織人員參加首次會議

認(rèn)證機構(gòu)來企業(yè)活動就是召開首次會議。企業(yè)質(zhì)管部門應(yīng)明確規(guī)定參加首次會議的人員，并作好參加會議的組織工作。首次會議上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)致歡迎詞;參加會議的人員應(yīng)作到準(zhǔn)時不遲到，開會時遵守會議紀(jì)律，從而展示企業(yè)嚴(yán)肅的工作作風(fēng)。

②接受檢查，作好介紹

在認(rèn)證機構(gòu)審核人員去各部門檢查時，企業(yè)指定的發(fā)言人和陪同人應(yīng)根據(jù)審核人員所提問題作好介紹，提供所需資料。介紹情況是否全面并符合所提問題，資料是否提供齊全，對能否產(chǎn)生不合格項關(guān)系重大，因而應(yīng)重視并作好這項工作。

③掌握檢查中發(fā)生的信息，及時反饋

在審核人員進行檢查過程中，迎檢的領(lǐng)導(dǎo)組或迎檢辦公室每天下班前應(yīng)召集陪同人員開會，匯報當(dāng)天檢查情況，特別有可能發(fā)生不合格項時應(yīng)及時匯報，以便向?qū)徍巳藛T提供新的資料并進一步說明情況，使審核人員根據(jù)新情況和新的資料重新判定，力爭不產(chǎn)生重大不合格項。

④組織參加末次會議

末次會議是認(rèn)證機構(gòu)審核人員向認(rèn)證企業(yè)匯報現(xiàn)場檢查情況的會議，會上除報告檢查中發(fā)生的不合格項外，還要提出體系認(rèn)證是否通過的初步意見。認(rèn)證企業(yè)質(zhì)管部門應(yīng)明確規(guī)定參加末次會議的人員，并作好參加會議的組織工作，使參加會議人員能準(zhǔn)時到會并使會議能順利召開。

⑦對不符合項組織整改

由于質(zhì)量體系包括的質(zhì)量活動，牽涉的面廣，涉及的人多，現(xiàn)場檢查不可能不發(fā)生不符合項。對發(fā)生的不符合項，能立即整改的，力爭在檢查結(jié)束前整改完成，并向?qū)徍巳藛T提供整改后的情況;當(dāng)不符合項不能立即整改時，認(rèn)證企業(yè)應(yīng)制訂不符合項整改計劃，并將計劃在檢查完成時提供給審核人員，以便作為審核人員判定認(rèn)證能否通過的依據(jù)。

當(dāng)發(fā)生的不符合項對企業(yè)通過體系認(rèn)證沒有影響時，也可在審核人員離開企業(yè)后制訂“不符合項整改計劃”并報送給認(rèn)證機構(gòu)，作為認(rèn)證機構(gòu)跟蹤檢查時的檢查內(nèi)容。

⑧通過體系認(rèn)證取得認(rèn)證證書

當(dāng)對企業(yè)現(xiàn)場檢查未發(fā)現(xiàn)重大不符合項，且一般不符合項都較少時，認(rèn)證機構(gòu)審核人員即可判定企業(yè)通過體系認(rèn)證，并在末次會議上宣布通過認(rèn)證的初步意見，待審核人員向認(rèn)證機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)組織(一般是技術(shù)委員會)匯報審定后即正式通過體系認(rèn)證，并在一個月內(nèi)向申請認(rèn)證企業(yè)頒發(fā)體系認(rèn)證證書。

當(dāng)對企業(yè)現(xiàn)場檢查發(fā)現(xiàn)重大不符合項，或一般不符合項過多時，認(rèn)證機構(gòu)審核人員則判定體系認(rèn)證暫不通過，認(rèn)證企業(yè)必須制訂整改計劃組織整改后，并由認(rèn)證機構(gòu)審核人員進行復(fù)查，或由企業(yè)編寫書面整改報告報認(rèn)證機構(gòu)審查，認(rèn)為合格后才可通過體系認(rèn)證，頒發(fā)體系認(rèn)證證書。

⑨防止松勁思想不能倒退，繼續(xù)健全質(zhì)量體系

企業(yè)要堅決防止事過境遷一陣風(fēng)的思想，不能認(rèn)證通過后就萬事大吉，在思想上放松了，在行動上把已經(jīng)整改開展起來的質(zhì)量活動停下來，又恢復(fù)到認(rèn)證前的作法。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工不但應(yīng)將已整改提高的質(zhì)量活動，堅持下去，還應(yīng)繼續(xù)健全質(zhì)量體系，提高體系運行有效，不能倒退。

⑩進行整改，迎接跟蹤檢查

根據(jù)認(rèn)證機構(gòu)認(rèn)證程序的規(guī)定，對通過體系認(rèn)證的企業(yè)，每年需進行1~2次的跟蹤檢查。為此，企業(yè)對認(rèn)證機構(gòu)現(xiàn)場檢查提出的問題(即不符合項)，應(yīng)按已制訂的整改措施計劃進行整改，以便迎接認(rèn)證機構(gòu)的跟蹤檢查。

企業(yè)應(yīng)對認(rèn)證工作認(rèn)真進行總結(jié)，并在已取得體系認(rèn)證的基礎(chǔ)上，以產(chǎn)品實物質(zhì)量為目標(biāo)，繼續(xù)貫徹系列標(biāo)準(zhǔn)，實施《質(zhì)量管理手冊》及有關(guān)的程序文件，從廣度和深度上深化質(zhì)量管理，提高管理水平，以確保企業(yè)在激烈市場競爭中永遠(yuǎn)立于不敗之地。

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